World Servants kiest Pluriform Goede Doelen voor geïntegreerde ondersteuning van projecten

World Servants is een christelijke organisatie die scholen, klinieken, schoonwatervoorzieningen en huizen bouwt met hulp van groepen van jongeren en volwassenen uit Nederland.
Al deze projecten vragen om een goede organisatie en slagvaardig beheer op het gebied van mensen, logistiek, goederen en geld. De processen rond projecten, deelnemers en financiën werden ondersteund door drie verschillende softwarepakketten. Dat is een inefficiënte werkwijze en met het groeien van de organisatie werd het steeds moeilijker om op deze manier de kwaliteit voldoende te waarborgen.
World Servants heeft gekozen voor Pluriform Goede Doelen om de processen integraal te gaan ondersteunen, waarbij tevens uitbreidingen mogelijk worden naar HRM en andere secundaire processen.

Na een grondig selectietraject, waarin verschillende oplossingen zijn geëvalueerd, heeft World Servants een Verkenning uitgevoerd met Pluriform Goede Doelen. Deze Verkenning had als doelstelling om met Pluriform Goede Doelen te bewijzen dat deze oplossing de processen integraal kan ondersteunen, en anderzijds om op basis van specifieke organisatiewensen aanpassingen te plegen om Pluriform optimaal te laten aansluiten bij de World Servants situatie.

Na de Verkenning heeft World Servants definitief besloten met Pluriform Goede Doelen verder te gaan. De brede standaard functionaliteit en de flexibiliteit om aan te sluiten op organisatiespecifieke wensen anderzijds gaven daartoe de doorslag.

Hoofddoelstellingen van de implementatie zijn:
- ondersteuning van de registratie van deelnemers en stafleden (activiteitenadministratie);
- registreren en bewaken van de bijdragen van (groepen) deelnemers en sponsors (giftenadministratie);
- vastleggen en monitoren van projectaanvragen (projectenadministratie);
- voorbereiden, budgetteren en uitvoeren van projecten (projectenadministratie);
- vastleggen en monitoren van doelstellingen van projecten volgens het logframe (monitoring & evaluation);
- volledige financiële integratie (financiële administratie);
- genereren van handboeken, rapportages etc.
- communicatie met alle partijen (relatiebeheer).

Als deelnemers zich straks inschrijven via de website, kunnen ze direct verwerkt kunnen worden in de activiteitenadministratie in Pluriform Goede Doelen. De financiële bijdragen worden ingelezen vanuit bankbestanden en worden automatisch gekoppeld aan de deelnemer en aan de deelnemende plaatselijke groep. Brieven en formulieren worden automatisch gegenereerd en kunnen desgewenst per e-mail worden verzonden. Via de website is voor de ingeschreven deelnemers de financiële stand van zaken "real-time" inzichtelijk. Verwerking in de financiële administratie vindt volledig geïntegreerd plaats.

Met deze werkwijze kan een aanzienlijke efficiëncywinst worden bereikt, waardoor capaciteit kan worden ingezet op inhoudelijke zaken. Verder neemt door de integratie van de oplossing de transparantie van het totaalproces toe, waardoor veel beter inzichtelijk wordt met welke effort welke resultaten zijn bereikt. Deze transparantie bieden naar sponsors, subsidieverstrekkers en andere financiers wordt steeds belangrijker.

Website World Servants: www.worldservants.nl